Quando scegliere un gestionale o, come si usa dire oggi, “Quando acquistare un ERP e quale scegliere”? Domanda facile, risposta difficile.

Il gestionale moderno si chiama ERP in quanto siamo passati dal “software per fare le fatture” ad un software che tiene in considerazione molti aspetti aziendali, finanziari ed operativi. Per questo motivo il software che potevi comprare in edicola, beh, non è più sufficiente, e anzi ci fa perdere tempo inutile.

Ma vediamo innanzitutto quali sono le differenze principali, se acquistiamo per la prima volta un software oppure se dobbiamo cambiare il nostro,

Nuova azienda che deve acquistare un software gestionale

In questo caso le necessità non sono mai chiare, ed è quindi necessario prendere un software sulla base degli sviluppi che ci si aspetta in futuro. La scelta dovrà tener conto di un prodotto che sia in grado di venire incontro ai bisogni dell’azienda. Se sono un libero professionista probabilmente mi posso adattare a qualsiasi software, ma se la mia Azienda prevede multiutenza, magazzino, gestione finanziaria, produzione, allora sono ben altri gli aspetti che dovrò considerare. Come per tutte le cose è sempre bene scegliere il prodotto ed il partner giusti da subito, perché cambiare lungo la strada è oneroso e incide sull’operatività quotidiana. Tempo = denaro.

Azienda che deve cambiare il gestionale per venire incontro a nuove esigenze

Qui è decisamente più facile: si ha la consapevolezza di ciò che serve quindi la scelta è sicuramente più semplice. La cosa complessa può essere capire quale possa essere il partner più adatto alle proprie crescite: il mio futuro potrebbe essere l’e-commerce? L’integrazione dell’ERP con l’E-commerce è indispensabile, quindi è molto importante trovare un partner con competenze in entrambi gli ambiti. Il mio futuro sono i servizi e il contatto con i professionisti che collaborano con noi? Anche in questo caso dovrò trovare il partner che sia in grado di supportarmi nel modo giusto in questo mondo. Parliamo di partner in quanto il software è una “base” su cui lavorare, ma che senza le giuste conoscenze, le giuste spiegazioni, il rapporto stretto soprattutto nelle prime battute con chi ci vende il gestionale, non saremo in grado di utilizzarlo o sfruttarlo al pieno delle possibilità.

Cosa dobbiamo fare con il gestionale?

Fatturazione

Passiamo alle parti concrete del prodotto. Tutti i software gestionali prevedono la fatturazione, ma la semplicità, la comodità, l’interfaccia, giocano un ruolo importante nella scelta.

Contabilità

La contabilità non è solo la prima nota o la gestione scadenze, ma anche qualcosa che permetta di automatizzare tutti quei processi che partono dalle vendite agli incassi, dall’emissione alle scadenze ecc. La contabilità è un mondo complesso, che richiede competenze ma anche un prodotto perennemente aggiornato con le normative vigenti in Italia.  Scegliere il prodotto che più si avvicina alle nostre richieste (e alle nostre possibilità economiche) è una soluzione quasi obbligatoria.

Magazzino

Non è un’esigenza di tutti, per esempio un libero professionista difficilmente avrà necessità del magazzino, ma il magazzino e l’integrazione nei processi di fatturazione è decisamente un aspetto che va considerato.  Oggi il magazzino è un valore ed un costo importante per l’azienda, e una rotazione efficace può fare la differenza tutta la differenza del mondo, soprattutto in termini di liquidità.

Internazionalizzazione

È un’esigenza in crescita nelle PMI Italiane. Sempre più spesso le aziende guardano all’estero, aspettandosi dal mercato europeo e mondiale crescite importanti. Se ci rivolgiamo anche o sopratutto ad un mercato straniero, dovremo avere un software che si adatta a questa problematica.

Vendite

La gestione ordini e vendite è decisamente complessa. Partiamo dalle offerte clienti e fornitori, la gestione agenti, dai listini, fino alla capacità di modificare questi dati in tempi relativamente brevi per rimanere al passo col mercato. Anche qui la scelta dell’ERP giusto, influirà decisamente sul nostro lavoro.

Produzione

Con l’avvento della industrializzazione 4.0 gli ERP affrontano anche tematiche relative alla produzione. Fino a pochi anni fa questo era un aspetto delegato a prodotti terzi, ma oggi alcuni gestionali hanno queste funzioni all’interno.

Oggi le aziende devono pensare a tutto questo se vogliono fare un balzo in avanti ed affrontare ciò che la competitività di mercato richiede. Fare un balzo in avanti significa anche dotarsi degli strumenti giusti e di quanto necessario a tener sotto controllo la propria azienda. Non è più il tempo degli Excel, del software fatto dall’amico, del prodotto comprato in edicola o simili: la crescita aziendale parte proprio da basi solide, come un prodotto adeguato e strutturato e un partner competente ed in grado di seguirci nella crescita.