Che si parli di documenti Word, PDF, modelli 3D o e-mail, trattiamo sempre di file. Oggetti virtuali che dobbiamo salvare sui nostri PC, server o altri dispositivi di archiviazione. La modalità e i dispositivi su cui salviamo tutta questa mole di dati è fondamentale per aumentare la produttività e migliorare l’esperienza lavorativa. I documenti della nostra attività rappresentano una parte importantissima del patrimonio aziendale, perciò vediamo quali sono i modi migliori per proteggere i nostri dati.
Quali sono le cause più comuni di perdita dei propri dati?
Malfunzionamenti e rotture
Siamo abituati a lavorare con dispositivi molto affidabili e che soprattutto non mostrano l’inevitabile usura del tempo. PC, cellulari, server possono rompersi da un momento all’altro senza alcun segnale o avviso. I dispositivi di archiviazione, come dischi (HDD, SSD, SAS, ecc.) o unità USB sono spesso i componenti più a rischio all’interno di un PC. La rottura del dispositivo di archiviazione spesso rende molto difficile il recupero dei dati al proprio interno, soprattutto per dischi con elevate prestazioni e non pensati per durare nel tempo. Nel caso si rompano altri componenti difficilmente verranno persi tutti i dati. Perciò è importantissimo, in primo luogo, scegliere dischi di archiviazione di buona qualità e che siano garantiti per un lungo funzionamento, e in secondo luogo prevedere modalità per il recupero dei propri dati.
Attacchi malware
Molto spesso la principale minaccia ai nostri file non sono problemi hardware, ma i cosiddetti CryptoLocker. Questa tipologia di malware si occupa di criptare tutti i file presenti sul PC con una password generata automaticamente nel momento dell’infezione. Per poter decriptare i propri documenti, i programmatori del virus richiedono un pagamento che può variare da centinaia a migliaia di euro. Questi malware vengono quasi sempre distribuiti attraverso messaggi di posta elettronica (qui una nostra guida su come proteggersi dagli attacchi malware per posta elettronica). L’infezione di un PC può portare all’infezione di tutti i PC, server e dispositivi all’interno della stessa rete.
Quindi come possiamo proteggere al meglio i dati?
La soluzione migliore, in ogni caso, è quella di configurare diverse modalità di backup: su dispositivi locali e sul cloud. La soluzione di un backup in cloud è sempre la migliore, tuttavia non è applicabile in tutti i casi. Non sempre si ha a disposizione una connessione ad Internet sufficiente per copiare grandi quantità di dati. Una soluzione può essere quella di configurare un backup su cloud solo per i file più importati. Per questo il backup su Cloud-AR permette di copiare il database di certi programmi, per rendere il backup più leggero e veloce in situazioni in cui la connessione rappresenta un problema. In questo articolo approfondiamo i backup di dati.
Se invece si lavora con molti file, ma di piccole dimensioni, la soluzione che fa per voi è OneDrive. Oltre alla piena integrazione con Windows, MacOS e tutti i dispositivi mobili, OneDrive comprende Office 365 e la gestione e-mail con Microsoft Exchange. I file salvati su OneDrive non possono essere persi in alcun modo. Una volta sincronizzati online, ogni file può essere recuperato, che sia stato criptato, cancellato o modificato per errore. Office 365 permette anche il salvataggio automatico dei documenti Word, Excel e Power-Point in modo tale da non doversi ricordare di salvare manualmente.
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